INVITATION ET SYNCHRONISATION

INVITATION ET SYNCHRONISATION

I. Invitation d'un partenaire via la passerelle :

Vous pouvez inviter des partenaires de trois manières différentes :

Toutes les actions d'invitation présentées sont réalisables depuis les Menus "Gérer les salariés", "Gérer les clients"*
* La terminologie peut varier en fonction de votre type d'abonnement


- L'invitation manuelle :
Cliquez sur Ajouter un salarié ou Ajouter un client


Renseignez les champs prérequis et saisissez le n° de matricule de votre référent métier.
Cliquer sur Ajouter, la passerelle vous proposera d'inviter directement votre partenaire.

- L'invitation par import :
Vous pouvez importer vos partenaires grâce à la fonctionnalité Importer des salariés ou Importer vos clients
Le gabarit d'import est disponible sur demande.

- L'invitation par api ou lien avec vos logiciels métiers :
En fonction de votre abonnement, LegalySpace peut interagir grâce aux données de vos logiciels métier et inviter automatiquement les partenaires dont un document est déposé sur la passerelle.

Une fois l'invitation générée, la passerelle synchronisera l'état de votre partenaire une fois par heure pleine :
Ainsi, si votre partenaire a accepté la mise en relation à 10h05, il sera synchronisé à 11h00.

II. Les différents états d'invitation ou de statut de votre partenaire :

Dans la passerelle, vous pouvez vérifier le statut de votre partenaire concernant l'acceptation de la mise en relation et la Démat :
 Votre partenaire a accepté la mise en relation et la dématérialisation.
Votre partenaire a reçu l'invitation mais n'a pas encore ouvert son espace.
Votre partenaire a ouvert son espace mais n'a pas encore accepté la mise en relation avec votre entreprise.
Votre partenaire a refusé l'ouverture de son espace
Votre partenaire n'a pas encore été invité


III. La synchronisation :

Afin de s'assurer de l'envoi de documents vers le bon destinataire, la passerelle LegalySpace va, entre autres, vérifier la concordance de l'adresse mail, et de la date de naissance ou SIRET de votre partenaire.
Si un partenaire est en erreur de synchronisation, il apparaitra sur votre tableau de bord.



- Synchronisation salarié :
La synchronisation d'un partenaire (salarié) s'effectue, entre autres, sur l'adresse mail et la date de naissance.

Les messages suivants peuvent apparaître :

L'email saisi existe déjà pour un autre salarié.
La création d'espace légal requiert une adresse mail personnelle valide et unique.
Il n'est pas possible de renseigner la même adresse mail pour deux partenaires différents.
Le partenaire que vous essayez d'inviter doit alors vous communiquer ou créer sa propre adresse mail.

La date de naissance de l'utilisateur n'est pas identique entre la Passerelle et la Plateforme. 
Le salarié a modifié sa date de naissance à l'ouverture de son espace légal ce qui empêche la synchronisation avec votre passerelle.
Dans ce cas, vous devrez alors corriger la date de naissance.

- Synchronisation client :
La synchronisation d'un partenaire (client ou professionnel) s'effectue, entre autres, sur l'adresse mail et le SIRET.

Les messages suivants peuvent apparaître :

Retour coffre-fort : Nous avons trouvé un coffre-fort numérique associé au SIRET du client que vous souhaitez inviter.
L'adresse mail avec laquelle vous essayez de l'inviter ne correspond à aucun utilisateur de ce coffre-fort.
Contactez votre client afin de connaitre l'adresse mail d'un des utilisateurs vous permettant de l'inviter.
L'adresse mail renseignée ne correspond pas au créateur de l'espace légal.
Votre client possède déjà un espace LegalySpace.
Le contact que vous essayez d'inviter ne correspond pas au créateur, représentant juridique, de l'espace.
Dans ce cas, vous devez contacter votre client afin qu'il vous indique l'adresse mail à positionner et si besoin CRÉER UN UTILISATEUR supplémentaire.

Nous avons trouvé un espace avec l'adresse mail renseignée mais le SIRET n'est pas identique entre la Passerelle et la Plateforme.
Le client a modifié son SIRET à l'ouverture de son espace légal ce qui empêche la synchronisation avec votre passerelle.
Dans ce cas, vous devez corriger le SIRET.

POUR ALLER PLUS LOIN:

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