SUIVI DU TABLEAU DE BORD & TRAITEMENT DES NOTIFICATIONS / ERREURS / ANOMALIES (PROFESSIONNEL)

SUIVI DU TABLEAU DE BORD & TRAITEMENT DES NOTIFICATIONS / ERREURS / ANOMALIES (PROFESSIONNEL)

LE TABLEAU DE BORD (TDB) veille au suivi des invitations ainsi qu'à l'envoi des documents en affichant toutes les actions qu’il faut mener (pour transmettre les documents en attente, travailler les spécificités clients comme les comptes à rattacher, etc.)

Le tableau de bord de la Passerelle doit être suivi par les agents / ambassadeurs pour traiter les notifications et si besoin remonter les docs en anomalies au service support.






Voir les différentes notifications qui peuvent apparaître :


 - Certaines de ces notifications ne sont visibles que pour les administrateurs.

- Lorsque l’agence émettrice / le client émetteur du document ne peut être identifiée, vous êtes seul à pouvoir agir sur ces documents avec le concours du support.

- Un document bloqué dans une notification est un document qui n’est pas transmis au partenaire.

- Une notification de client ou salarié / intérimaire en erreur est un partenaire qui attend un document ou attend de recevoir l’invitation à ouvrir son espace.




SECTION LES PARTENAIRES    


Salariés à compléter  > Absence d'une information 
=> Compléter la fiche avec le/ les informations manquantes


Salariés à compléter  > Information erronée > Mauvais format de téléphone 
=> Mettre à jour le numéro de téléphone sans espace / sans tiret / sans point qui sont considérés comme des caractères en informatique 
 

Salariés à compléter  > Information erronée > Mauvais format de mail
=> Mettre à jour le mail (le mail est obligatoire)




Salariés à compléter  > Mail existant / Mails identiques
Le mail existe déjà pour un autre salarié.
La création d'espace légal requiert une adresse mail personnelle valide et unique.
Il n'est pas possible d'inviter deux utilisateurs particuliers sur la même adresse mail. Il n'est donc pas possible de renseigner la même adresse mail pour deux partenaires différents.
En effet, afin de garantir la confidentialité de l'accès aux documents, et protéger l'accès au compte, l'adresse mail de l'utilisateur doit être unique.
=> Le partenaire que vous essayez d'inviter doit vous communiquer ou créer sa propre adresse mail (ou un alias du mail communiqué en premier lieu).







Clients à compléter  > Absence d'une information 
=> Compléter la fiche avec le/ les informations manquantes



Clients à rattacher 
    





Salariés & Clients en erreurs de synchronisation > Information différente entre la Passerelle et la Plateforme

Afin de s'assurer de l'envoi de documents vers le bon destinataire, la Passerelle LegalySpace va, entre autres, vérifier la concordance entre les informations indiquées sur la Passerelle & la Plateforme  : 

  • email (Pro & Part) 

  • numéro de téléphone (Part) 

  • date de naissance (Part) 

  • SIRET (Pro)

  • numéro de contrat (Pro & Part)





SECTION LES DOCUMENTS A CORRIGER     

Les documents en erreur dans cette section font échos aux erreurs de la section précédente "Les Partenaires".

=> Nous vous invitons donc à corriger les erreurs de la section "Les Partenaires" en premier lieu.







SECTION AUTRES DOCUMENTS    


Après une reconnaissance automatique (RAD), une découpe automatique (DAD) et une lecture automatique du document (LAD), basé sur un masque, les informations nécessaires à son indexation sont extraites.

RAD 

La passerelle reconnaît les documents [paramétrés]

Lors de la génération de l’impression vers la passerelle, la passerelle va être en capacité de « reconnaître » un type de document.

On parle de reconnaissance par typologie de documents. 


DAD

Après la reconnaissance, la passerelle va découper les documents.

Le système va scinder votre lot en document(s) unique(s) (de plusieurs pages si c’est le cas)


LAD

Une fois ces documents prêts, le système va « lire » les informations contenues dans le document pour pouvoir les adresser à vos destinataires telles que pour un CTT :

- Le n° de contrat 

- Le matricule 

- Etc…




***

Documents non reconnus = documents non paramétrés, modification des templates / trames de documents (un espace supplémentaire, une marge modifiée, une image au lieu d’un texte…), erreur d’impression


=> Vérifier que le document en question est bien un document paramétré, sa typologie doit apparaitre dans la liste des documents "Traitement en cours" sur le TDB (documents non paramétrés)


=> Vérifier que le document en question est bien sur le même modèle que d'habitude afin que notre système de RAD / DAD / LAD puisse fonctionner correctement (modification des templates / trames de documents)

ATTENTION en cas de changement, vous devez absolument alerter le service CSM de LegalySpace car la LAD est basée et configurée sur l’emplacement des éléments présents et cela entraînera donc un dysfonctionnement.

=> Supprimer le document puis tenter de réimprimer / réimporter le document en vérifiant au préalable les 2 points cités ci-dessus (erreur d’impression)



***

Documents en erreurs de découpe = modification des templates / trames de documents (un espace supplémentaire, une marge modifiée, une image au lieu d’un texte…)


=> Vérifier que le document en question est bien sur le même modèle que d'habitude afin que notre système de RAD / DAD / LAD puisse fonctionner correctement (modification des templates / trames de documents)

ATTENTION en cas de changement, vous devez absolument alerter le service CSM de LegalySpace car la LAD est basée et configurée sur l’emplacement des éléments présents et cela entraînera donc un dysfonctionnement.

=> Si selon vous aucun changement sur ce document, nous vous invitons à contacter le service Support (support@legalyspace.com)



***

Documents déjà présents = doublons 


Les documents déjà présents sur la Passerelle concernent :

- un même document envoyé à 2 reprises (par une même personne ou par 2 personnes différentes)

OU

- 2 versions distinctes d'un document


=> Vérifier que les documents en question sont bien déjà présents


CAS N°1 : Documents déjà présents dans le sas d'attente (= non envoyés dans les espaces légaux)
- DOCUMENTS ERRONES => Il faut les supprimer du sas d'attente puis imprimer / importer à nouveau les bons documents
- DOCUMENTS VALIDES => Il faut supprimer les doublons sur le TDB

CAS N°2 : Documents déjà présents et envoyés dans les espaces légaux (= présents dans l'historique de Démat et dans les fiches Passerelle des partenaires destinataires concernés)
Si vous avez déjà envoyés les documents erronés dans les espaces légaux, la solution est de les transmettre à nouveau directement depuis la Plateforme. 

En effet, en raison du verrouillage et de la traçabilité des documents - afin de garantir une piste d'audit fiable autant pour l'émetteur que le destinataire - notre chaîne de documents ne peut être interrompue. Il est donc impossible d'un point de vue légal de supprimer des documents une fois transmis dans les espaces légaux.




***

Documents n’ayant pas été transmis = Indisponibilité de la Plateforme (microcoupure)


=> Regarder le message d’erreur 


=> Tenter de repasser le document


=> Si le document revient en erreur, nous vous invitons à contacter le service Support (support@legalyspace.com)





***


Données incohérentes  = information manquante, problème de liaison avec l'outil métier


=> Regarder le message d’erreur


=> Vérifier que le document en question est bien un document nominatif et qu'il contient bien les éléments suivants qui l'identifient de manière unique : 

  • son émetteur (N° SIRET)

  • son destinataire (N° SS ou N° matricule ou N° SIRET)

  • un numéro unique comme le numéro de contrat, le numéro de facture, le numéro du bulletin de paie ou à défaut la date


Dans le cas où ces identifiants ne sont pas présents sur le document, la Passerelle ne sera pas en mesure de traiter le document avec notre système de RAD / DAD / LAD.

=> Vérifier que le destinataire (salarié / client) du document en question a bien une fiche complète dans la Passerelle + si besoin créer la fiche




***

Documents dont le fichier physique est introuvable 


=> Supprimer et réimprimer / réimporter le document en question


=> Si le document revient en erreur, nous vous invitons à contacter le service Support (support@legalyspace.com)




***

Documents en attente de sections


Vous y retrouvez les documents dans lesquels les mots-clés des sections n’ont pas été trouvés. Il vous appartient de définir à quelle section un document doit être rattaché.
Pour rappel : les mots-clés sont utilisés afin d'attribuer automatiquement un document à une section sans action manuelle.

=> Indiquer / attribuer une section 


1  Cliquez sur « Document en attente de section »



2  Vous retrouvez le nom du/des document(s) concerné(s), la date et l’une des deux raisons pour laquelle une section ne lui a pas été attribuée.
- “Aucune section trouvée” : aucun mot-clé n’a été reconnu pour affilier le document à une section.
- “X sections trouvées” : plusieurs sections ont été trouvées et par conséquent le document ne peut être associé à une section.



A l'aide du menu sélectionnez la section concernée par le document

Les mots-clés de la section choisie apparaitront, vous devez alors choisir le mot-clé et vous avez la possibilité d'en ajouter un si besoin.

Lorsque cette étape est terminée les documents iront automatiquement dans le sas de dématérialisation.