FONCTIONNEMENT DE LA PASSERELLE

Retrouvez les différentes fonctionnalités de la passerelle.

1  L’onglet «tableau de bord» affiche toutes les actions qu’il faut mener soit pour transmettre les documents en attente, soit travailler les spécificités clients comme les comptes à rattacher, etc.

2  Dans l’onglet «Documents en attente d’impression» vous retrouverez les documents à destination des partenaires qui n’ont pas encore mis en place la dématérialisation. Il est donc nécessaire de les imprimer au format papier pour les transmettre. Une option existe afin de confier à LegalySpace cette impression, mise sous pli et envoi par la poste : l’éditique.

Sélectionnez le type de document que vous souhaitez imprimer. Cochez/décochez les documents à imprimer avant de cliquer sur le bouton «Lancer l’impression». Un fichier PDF regroupant l’ensemble de votre sélection s’affiche. Vous pourrez le retrouver, au cas ou, dans l’historique des impressions. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner l’imprimante sur laquelle vous souhaitez imprimer ces documents au format papier.

3  Dans l’onglet «Documents en attente de dématérialisation» vous retrouverez les documents à destination des partenaires qui ont mis en place la dématérialisation et attendent leurs documents dans le coffre-fort LegalySpace. Cochez/décochez les documents à dématérialiser avant de cliquer sur le bouton «Lancer la dématérialisation». Une fois les documents transmis, il n’est plus possible ni de les modifier ni de les supprimer.

4  Dans l’onglet «Documents en attente d’envoi éditique» vous retrouverez les différents documents que vous souhaitez envoyer par voie postale à vos partenaires. Un envoi automatique est effectué tous les jours.

5  Dans l’onglet «Historique» vous retrouverez les historiques d’envois des documents dématérialisés et des impressions réalisées.

6  Trois onglets fonctionnent de la même manière :

- «Gérer les intérimaires»

- «Gérer les salariés»

- «Gérer les permanents»

Pour chacun d’eux, tapez le nom de votre partenaire dans la barre de recherche pour accéder à sa fiche d’informations.

Lorsque vous êtes sur la fiche de votre partenaire vous avez la possibilité de cocher ou de décocher les types de documents à envoyer en dématérialisation.

Des documents ont été imprimés en version papier avant que votre partenaire n’accepte la dématérialisation. Dès son acceptation, cliquez sur le bouton «Rebasculer en démat» pour les renvoyer dématérialisés dans le coffre-fort de votre partenaire.

Pour ajouter manuellement un partenaire il existe deux possibilités :

1  Cliquez sur «Ajouter un intérimaire» ou «Ajouter un salarié» ou «Ajouter un permanent».

Remplissez les champs demandés. Cliquez ensuite sur «Ajouter».

2 Cliquez sur «Ajouter un fichier CSV» et recherchez le(s) fichier(s) sur votre ordinateur.

Enfin cliquez sur «Importer les intérimaires» ou «Importer les salariés» ou «Importer les permanents».Le fichier excel doit comporter 15 colonnes dans l’ordre suivant : numéro matricule, nom, prénom, mail, téléphone (10 carac.), adresse, adresse complémentaire, code postal, ville, date naissance (DD/MM/YYYY), lieu naissance, code pays (FRA pour FRANCE), identifiant société, numéro de sécurité sociale, numéro agence si besoin.

7  Dans l’onglet «Gérer les clients», de la même manière que les onglets précédents, tapez le nom de votre partenaire dans la barre de recherche pour accéder à sa fiche d’informations. Lorsque vous êtes sur la fiche de votre partenaire vous avez la possibilité de cocher ou de décocher les types de documents à envoyer en dématérialisation.

Des documents ont été imprimés en version papier avant que votre partenaire,n’accepte la dématérialisation. Dès son acceptation, cliquez sur le bouton «Rebasculer en démat» pour les renvoyer dématérialisés dans le coffre-fort de votre partenaire.

Pour ajouter manuellement un client il existe deux possibilités :

1 Cliquez sur «Ajouter un client».

2 Cliquez sur «Ajouter un fichier CSV» et recherchez le(s) fichier(s) sur votre ordinateur.

Enfin cliquez sur «Importer les clients».

8  Dans l’onglet «Gérer les contrats», vous retrouverez un tableau récapitulatif des différents contrats non signés. Vous avez la possibilité de les trier par date puis à l’aide de plusieurs filtres :

typologie, entreprise concernée ou directement en tapant le numéro du contrat.

Deux actions sont possibles :

- «Définir signé» : qui vous permettra de changer le statut du contrat en signé.

- «Scanner» : à l’aide d’une douchette/scanner laser vous pourrez scanner l’ensemble des contrats retournés signés par voie postale.

Retrouvez dans ce tableau, en fonction des filtres sélectionnés, les statistiques liées à vos contrats : la part des contrats en dématérialisation et en papier ainsi que la part signés ou non.

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