CONTRÔLE DES DONNÉES (TEMPO) VISIBILITÉ DES DOCUMENTS DANS LA PASSERELLE (PROFESSIONNEL)

CONTRÔLE DES DONNÉES (TEMPO) VISIBILITÉ DES DOCUMENTS DANS LA PASSERELLE (PROFESSIONNEL)

Afin d'utiliser le contrôle des données, rendez-vous dans votre passerelle sous l'onglet "Contrôle des données>Liste des documents non présents".
Ce volet vous permet de contrôler les documents présents dans votre logiciels métiers, qui n'ont pas été déposés dans la passerelle.




Appliquez un filtre sur le type de document, la date des documents, l'agence ou l'entreprise concernée, la recherche par numéro de contrat afin d'obtenir la liste des documents non-présents sur la passerelle.
A tout moment vous pouvez synchroniser de nouveau et exporter l'ensemble des informations de cette liste.




Pourquoi j'ai des documents dans cette liste ?

Les documents apparaîtront sur cette page dès lors qu'ils possèdent une "date d'impression" dans Tempo/Banco et qu'ils ne sont pas présents dans la passerelle. Ils apparaîtront en blanc et gris.


Les documents ont une date d'impression dès lors que dans Tempo/Banco: 

  • je clique sur "imprimer laser" 

  • je clique sur "Editer" (logo de la petite page en haut à gauche) 

  • je clique sur "envoyer le contrat par e-mail" 



Différentes raisons possibles :     

  1. Lors de l'envoi de documents vers la passerelle il peut y avoir des micro-coupures du réseau.
  2. La case "Ctr intérimaire" ou "Ctr Client" est décochée dans l'onglet Divers, donc seul l'un des deux exemplaires a été édité.      
  3. Le document était présent dans la passerelle et a été supprimé manuellement dans le SAS d'impression ou de dématérialisation.Il apparait alors en rose. Il n’a pas été re-déposé dans la passerelle.






A savoir :   les contrats envoyés par mail aux intérimaires, envoi non pris en charge par Legaly, ce type d’envoi n’est possible que pour les clients.                                                

Pour les clients :

Si dans TEMPO (capture tempo ci-dessous), une des cases "Contrat PDF",”Facture PDF” ou "Ne pas imprimer cette facture" est cochée, les informations concernant la facture ou le contrat sont directement positionnées dans la fiche client accessible depuis “Gerer les clients” dans la passerelle. 

En face du document l’état est indiqué "imprimé papier" pour indiquer que le document a été imprimé depuis TEMPO.

Le contrat se retrouve dans la “Gestion des contrats” attendant d’être défini signé. 





Comment puis-je traiter la liste des documents non présents ?

Les documents visibles dans la liste ne sont pas présents physiquement dans la passerelle.

Ils ne sont ni imprimés ni envoyés en démat pour le moment.


1- Ce document doit être transmis à son destinataire via la passerelle : 


Je retourne dans Tempo pour ré-éditer le document afin qu’il revienne se placer, dans la passerelle, en attente d’impression ou de dématérialisation



2- Votre document a été envoyé par un autre biais (Envois mail, impression directe TEMPO) 


Sélectionner le document et cliquez sur définir présent.





Vous pouvez également synchroniser la liste des documents non présents afin de la mettre à jour.

La liste se rafraichit et les documents traités sortent de la liste.

Pour ce faire sélectionnez votre agence dans la case “Entreprise” puis cliquez sur “Synchroniser”.


Rappel important :


Si vous modifiez un contrat dans TEMPO, il faut le supprimer dans la passerelle avant de l’éditer à nouveau.


Si, depuis TEMPO, vous rééditez le document modifié avant de l’avoir supprimé dans la passerelle, il se positionne dans les documents déjà présent (c’est un doublon).

Lorsque vous supprimez un document de la passerelle, son doublon est également supprimé : le document modifié est alors lui aussi supprimé.

C’est probablement le cas des documents listés en rose.


Votre contrôle de données doit être consulté et vidé régulièrement tout comme votre Tableau de bord.