RELANCE DE CONTRATS NON SIGNES PAR MAIL OU SMS SUR LA PASSERELLE (PROFESSIONNEL)

RELANCE DE CONTRATS NON SIGNES PAR MAIL OU SMS SUR LA PASSERELLE (PROFESSIONNEL)

Dans ce guide, retrouvez la fonctionnalité de relance des contrats de travail salariés/intérimaires non-signés par mail et/ou SMS depuis la Passerelle.

Les contrats de travail doivent êtres signés par les parties concernés et cela dans un délai de 48h après après démarrage de la mission.
Dans la Passerelle, une page est déjà dédiée aux contrats non signés. 


1- Pour y accéder, cliquer sur la rubrique «Gérer les contrats» depuis le menu de la Passerelle.





Vous retrouvez ici la liste de tous les contrats en attente de signature de la part de vos partenaires.
Automatiquement 2 fois par jour, lors de la synchronisation des contrats signés sur la Plateforme, la liste est mise à jour.
- Afin de définir "signé" les contrats papier, cliquez sur le bouton "Définir signé".
- Afin de définir "signé" les contrats transmis dans le coffre-fort mais signés en agence, cliquez sur le bouton "Définir signé en agence".

Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée. Pour l'activer sur votre Passerelle, une modification de paramétrage doit être effectué par le service Support.

Si vous avez souscrit à cette fonctionnalité, la zone d'action "-- Relancer par Mail ou SMS --" sera visible dans l'entête du tableau des contrats :



2- Cette fonctionnalité n'est accessible que pour les contrats de travail / concerne uniquement la typologie "contrats de travail"

Par défaut, la zone est donc désactivée.

Pour activer la liste déroulante "Relances par Mail ou SMS", sélectionner dans "Filtrer par typologie" la typologie "Contrat de travail".

Vous pouvez également choisir d'autres filtres afin d'affiner votre sélection.


Si aucun contrat ne remonte, modifier la plage date pour faire apparaître des contrats non signés. Cependant, la page de date est toujours pré-saisie sur le mois en cours. Ainsi, la simple modification de la typologie devrait suffire pour activer les Relances Mail ou SMS.


3- Sélectionner les salariés à relancer depuis la page de gestion des contrats : 

Par défaut, tous les partenaires cochés dans la liste seront relancés. 


4 -  Choisissez ensuite le type de relance que vous souhaitez déclencher: par SMS ou par Mail
 




4A- RELANCE PAR MAIL:

Une fenêtre s'ouvre afin de vous indiquer les adresses mails valides des partenaires précédemment sélectionnés.
Vous pouvez de nouveau affiner la liste des partenaires à relancer.



Cliquez sur "Relancer ces salariés".




4B RELANCE PAR SMS:

Une fenêtre s'ouvre afin de vous indiquer les numéros de téléphone valides des partenaires précédemment sélectionnés.
Vous pouvez de nouveau affiner la liste des partenaires à relancer.


Une fenêtre dédiée à la relance s'ouvre. Elle contient les détails de cette campagne de relance (nombres de salariés sélectionnés) ainsi qu'un listing complet des destinataires.
  1. Dans cet exemple, 604 salariés sont concernés par 853 contrats non signés.
  2. Sur le total de 604, 2 salariés possèdent des numéros de téléphone erronés (possibilité de corriger).
  3. 602 SMS seront donc envoyés.
  4. Il est possible de modifier les informations salarié depuis cet écran et si les données du salarié le permettent.      
  5. Il est aussi possible décocher des salariés destinataires.  
 

Une fois les destinataires pour relance SMS est revue et corrigé (ou laissée tel quel), cliquer sur "Relancer ces salariés".

A la dernière étape, un aperçu du message qui sera envoyé est affiché / une popup de confirmation s'ouvre.

Cette dernière contient le contenu du message SMS à envoyer à tous les destinataires et un dernier bouton de confirmation qui valide l'envoi de tous les SMS :




Cliquer sur "Confirmer envoi relance" pour finaliser les envois. La fenêtre Popup de confirmation se mettra à jour automatiquement pour notifier du succès de l'envoi (ou messages de non succès le cas échéant). 



BON A SAVOIR

1 SMS = 7 cts soit un coût de 7€50 par tranche de 100 sms
C’est une option payante  inactive par défaut que l’on met en place à la demande du client 


    • Related Articles

    • FONCTIONNEMENT DE LA PASSERELLE (PROFESSIONNEL)

      BON A SAVOIR : La Passerelle (interface de dématérialisation de couleur verte) est un outil d'automatisation et de massification - tampon entre votre outil métier et la Plateforme LegalySpace - qui permet de : lire les répertoires de sortie / aspirer ...

    • INVITATION ET SYNCHRONISATION SUR LA PASSERELLE (PROFESSIONNEL)

      I. Invitation d'un partenaire via la Passerelle : Vous pouvez inviter des partenaires de 3 manières différentes : Toutes les actions d'invitation présentées sont réalisables depuis les Menus "Gérer les salariés", "Gérer les intérimaires" , "Gérer les ...

    • CONTRÔLE DES DONNÉES (TEMPO) VISIBILITÉ DES DOCUMENTS DANS LA PASSERELLE (PROFESSIONNEL)

      Afin d'utiliser le contrôle des données, rendez-vous dans votre passerelle sous l'onglet "Contrôle des données>Liste des documents non présents". Ce volet vous permet de contrôler les documents présents dans votre logiciels métiers, qui n'ont pas été ...

    • GÉRER LES NOTIFICATIONS PAR MAIL (PROFESSIONNEL)

      1 : Se connecter à son espace légal Connectez-vous à la plateforme : www.legalyspace.com. Renseignez votre adresse mail et mot de passe : 2 : Consulter les alertes mail Dans le menu en haut à gauche, cliquez sur "PRÉFÉRENCES DU COMPTE" puis sur "Mes ...

    • GÉRER LES ALERTES MAIL - ANCIENNE VERSION V1 (PROFESIONNEL)

      Vous recevez des alertes par mail pour vous informer de l’activité de votre coffre-fort LegalySpace. La gestion de ces notifications se répartit en quatre catégories : Trois communes à tous les comptes : - Les alertes générales : c’est un résumé ...