LES SECTIONS (Client)
CREER UNE SECTION AVEC DES MOTS CLES SUR LA PLATEFORME
La notion de « section » est un filtre qui cloisonne, au sein d’une même entreprise, ses documents en fonction de ses services, ses chantiers, ses affaires, etc.
Les sections permettent le classement, le routage et les accès aux documents par utilisateurs ou profils.
Ces sections seront donc rattachées au profil d’accès d’un utilisateur, afin de le limiter dans la consultation des documents qui le concernent.
(La modification d’une section impactera directement ses droits d’accès aux documents)
Des mots-clés rattachés à une section permettront d’associer un document à cette section.
Exemple : un nouveau chantier = nouveau mot-clé (identifiant unique).
La section “CHANTIER_01” se voit attribuer automatiquement les documents de ce nouveau chantier.
LES ÉTAPES :
0 - Se connecter
Connectez-vous à la plateorme : https://app.legalyspace.com/v3/login-select-account
Renseignez votre Adresse mail et mot de passe :
1 - Se rendre dans la rubrique dédiée
Cliquez en haut à droite sur le Menu "PRÉFÉRENCES" en forme de roue 
> Sélectionnez la sous-rubrique "Sections" dans la rubrique "Gestion des documents"
2 - Créer votre section
En cliquant sur le bouton orange dédié "Ajouter une section" et en renseignant :
- Le nom de la section (évocateur)
- Les mots clefs apparaissant sur les documents, permettant la reconnaissance de la section
Veuillez noter que plusieurs mots-clefs peuvent être attribués.
Vous pouvez à tout moment :
- modifier les sections en cliquant sur l'icône stylo
- ajouter des sections en cliquant sur "Ajouter une section"
- supprimer des sections en cliquant sur l'icône poubelle
Vous pouvez à tout moment :
- ajouter des mots-clés en cliquant sur "Nouveau mot-clé"
- supprimer des mots-clés en cliquant sur la croix
3 - Rechercher une section avec la barre de recherche
4 - Modifier la section d'un document (avant ou après signature)
Vous devez vous rendre dans la rubrique "Documents" afin de cliquer sur les trois petits points horizontaux au niveau du document concerné > Choisir l'option "Changer la section" > Choisir dans les menus déroulants la section et le mot clé puis cliquer sur le bouton orange "Valider"
ATTRIBUER UN DOCUMENT A UNE SECTION ET GERER LES MOTS CLES SUR LA PASSERELLE
Les sections ont pour but d'affiner le filtrage des documents dans l'espace des clients.
Une fois les sections créées et paramétrées dans l'espace du client, vous avez la possibilité d'attribuer les documents que vous déposez sur la passerelle à des sections avant qu'ils ne soient déposés dans le sas de dématérialisation.
GERER LES MOTS CLES DEPUIS LES FICHES CLIENTS :
1 Le bouton “Gérer les sections” est affiché uniquement pour les clients ayant positionné cette fonctionnalité dans leurs coffres-forts. Cliquez sur « Gérer les sections » pour ajouter des mots-clés.
2 Cliquez sur « Gérer les mots-clés » de la section souhaitée afin de visualiser les mots- clés déjà existants ou d’en ajouter.
3 Pour créer un nouveau mot-clé, saisissez le libellé souhaité et cliquez sur “Ajouter”.
Il apparaîtra dans la liste avec ceux déjà existants.
Seul les mots-clés que vous avez rajoutés sont supprimables.
ATTRIBUER UN DOCUMENT A UNE SECTION DEPUIS LE TABLEAU DE BORD :
Sur le tableau de bord de la passerelle, une nouvelle rubrique est disponible dans les éléments à traiter : « Document en attente de section ».
Vous y retrouvez les documents dans lesquels les mots-clés des sections n’ont pas été trouvés. Il vous appartient de définir à quelle section un document doit être rattaché.
Pour rappel : les mots-clés sont utilisés afin d'attribuer automatiquement un document à une section sans action manuelle.
1 Cliquez sur « Document en attente de section »
2 Vous retrouvez le nom du/des document(s) concerné(s), la date et l’une des deux raisons pour laquelle une section ne lui a pas été attribuée.
- “Aucune section trouvée” : aucun mot-clé n’a été reconnu pour affilier le document à une section.
- “X sections trouvées” : plusieurs sections ont été trouvées et par conséquent le document ne peut être associé à une section.
A l'aide du menu sélectionnez la section concernée par le document
Les mots-clés de la section choisie apparaitront, vous devez alors choisir le mot-clé et vous avez la possibilité d'en ajouter un si besoin.
Lorsque cette étape est terminée les documents iront automatiquement dans le sas de dématérialisation.
Attention, seuls les collaborateurs ayant un profil d’accès avec la section attribuée pourront visualiser ces documents dans l'espace du client.
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