Saisir un relevé d'heures
Rôle : Entreprise Utilisatrice (Entreprise qui bénéficie d'une mise à disposition de personnel pour une de ses missions)
Objectif : Saisir un relevé d'heures pour une de ses ressources mise à disposition.
Résultat : Le relevé d'heures est enregistré avec les heures saisies. Il est prêt pour validation et envoi vers l'Entreprise Prêteuse.
En tant qu'Entreprise Utilisatrice, je souhaite saisir les relevés d'heures qui sont à ma charge.
Pour commencer, une notification hebdomadaire est envoyée par mail dans le cas où l'Entreprise Utilisatrice à des relevés d'heures à traiter (que ce soit pour saisir, valider, rejeter ou modifier).
Voici le mail type reçu par les Entreprises Utilisatrices tous les lundis :
L'accès à l'espace est une condition pour traiter les relevés d'heures.
Ainsi, l'utilisateur de l'Entreprise Utilisatrice devra se connecter via la page de connexion.
Pour les utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis longtemps ou qui utilisent un nouvel ordinateur par exemple, un SMS vous sera envoyé pour vous identifier.
Pour rappel, ce SMS vous permet d'être enregistré sur votre appareil (portable, ordinateur, etc.) pendant 3 mois vous évitant de recevoir un SMS pour chaque action qui nécessitant une authentification forte (signature de document par exemple).
Une fois le SMS reçu, vous pouvez taper le code dans les champs dédiés ce qui déclenchera la connexion.
La page d'accueil vous permettra de constater les relevés d'heures que vous avez à traiter.
Le menu de gauche et l'action rapide vous emmèneront directement à la liste de vos relevés d'heures qui sont groupés par semaine.
Voici la liste des semaines où des relevés d'heures sont en attente de traitement.
On remarque que la semaine 35 à 3 relevés d'heures à saisir.
Le volet relevé d'heures de la page d'accueil, accessible via le pictogramme horloge encadrée en rouge sur l'écran ci-dessus, vous présentera un aperçu de la liste des relevés d'heure à traiter et vous permettra d'accéder directement au relevé d'heure qui vous intéresse.
Voici donc la semaine 35 dans notre exemple
Nous retrouvons donc le travailleur (Nom, Prénom, ici pour la présentation "Entreprise-preteuse-2 Travailleur-2, étrange comme nom prénom je vous le concède.), l'agence correspondante, l'espace de l'Entreprise Utilisatrice concernée, le numéro de contrat (cliquable afin de voir le contrat de mise à disposition) ainsi que les heures totales saisies. Dans notre cas, aucune heure ni prévisionnel n'a été chargé. Ainsi, le relevé d'heures est vide.
Le badge d'état indique, quant à lui, où en est le relevé d'heures.
Les état possibles sont :
- à saisir. C'est-à-dire que le relevé est disponible pour être saisi, mais pas encore prêt pour être validé et transmis en PDF (notamment dans le cas où la semaine correspondante ne serait pas terminée).
- à valider. C'est-à-dire que le relevé est disponible pour être saisi, mais aussi pour être transmis en PDF à l'Entreprise Prêteuse.
Pour saisir un relevé d'heures, il suffit de déplier la ligne qui nous intéresse.
Nous avons donc :
- Une section saisie du temps qui est obligatoire (l'encadré jaune).
- Une section saisie des primes et indemnités (l'encadré bleu). Cette section n'est pas obligatoire pour la validation, mais si elle est présente cela veut dire que l'Entreprise Prêteuse l'a créé spécifiquement pour l'Entreprise Utilisatrice.
- Les observations et commentaires (l'encadré rouge). Ils s'afficheront à titre indicatif pour l'EP.
- Les boutons d'actions (l'encadré vert).
- Sauvegarder : Permet d'enregistrer la saisie pour ne pas perdre les heures/primes déjà renseignées (dans le cas d'une saisie de jour en jour par exemple)
- Valider : Action disponible uniquement si le relevé d'heure est éligible à la validation (soit sur la dernière semaine du contrat, soit le mercredi de chaque semaine). Il permet de générer le PDF et de le transmettre à l'Entreprise Prêteuse avec toutes les heures saisies
Saisie du temps
Dans notre exemple, nous sommes en saisie journalière, c'est à dire qu'une saisie de durée doit être faite par jour. Pour cela il vous suffit de taper les heures travaillées dans les champs dédiés.
Exemple de journée de 7 heures.
Il vous est possible de saisir toute la semaine d'un coup via la saisie groupée.
Nous avons donc changé toute la semaine pour une durée de 5 heures par jour.
Il est également possible de saisir des absences via les boutons d'actions associés à chaque jour en cliquant sur le "+".
Nous avons donc saisi une absence justifiée pour la journée du mercredi.
On remarque que cette saisie est modifiable ou supprimable toujours via les boutons d'actions.
Saisie des primes
Dans le cas où vous auriez des primes & indemnités configurées elles apparaîtront dans vos relevés d'heures. Cette saisie n'est pas obligatoire, mais est fortement conseillée par votre Entreprise Prêteuse si vous les voyez à l'écran.
Il existe 3 saisies possibles pour les primes.
- Saisie de la quantité et du montant
- Par exemple pour les paniers repas, vous êtes en mesure de saisir la quantité de paniers, mais mais aussi le montant de celui-ci. Cette saisie sera disponible ensuite dans le relevé d'heures pour votre Entreprise Prêteuse.
- Saisie de la quantité uniquement sans montant
- Lorsque la prime ne requiert qu'une quantité et qu'aucun montant n'est associé à la prime.
- Saisie de la quantité uniquement avec un montant fixe
- Lorsque l'Entreprise Utilisatrice ne peut saisir que la quantité de la prime, et que le montant est déjà fixé (par le contrat ou la convention par exemple).
Saisie des observations
Vous pouvez ajouter des commentaires et des observations si vous souhaitez remonter des informations ou des indications à votre Entreprise Prêteuse.
Tout cela est optionnel et à titre d'indication pour l'Entreprise Prêteuse, il n'y aura aucun impact sur les prochains relevés d'heures ou le contrat dans le cas où vous enregistreriez des observations et des motifs de fin de mission.
Une fois que vous avez tout rempli vous pouvez donc sauvegarder et/ou valider. Pour rappel, la validation transmettra le PDF du relevé d'heures de la semaine correspondante à votre Entreprise Prêteuse.
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