RELANCES AUTOMATIQUES - Quoi / Quels documents ? Quand ?

RELANCES AUTOMATIQUES - Quoi / Quels documents ? Quand ?

Vous trouverez ci-dessous les informations utiles concernant les relances automatiques.

Les relances concernant les documents sont en fonction du type de document, de la population et de la E-Signature.

  
POUR LES INVITATIONS pour les professionnels & particuliers : 8 relances
  • Jour envoi invitation
  • RELANCES J+2 / J+4 / J+6
  • RELANCES J+20 / J+30 / J+60 /J+80 / J+90

Une fois l'invitation envoyée le jour J, les relances pour ouvrir l’espace sont faites à J+2, J+4, j+6, J+20, J+30, J+60 et J+90.
L'émetteur de l’invitation peut à tout moment renvoyer une invitation par mail / par courrier postal / par SMS.


Lorsqu’un destinataire est invité, il reçoit un mail le jour J. L’invitation provient :

  1. des API (de la passerelle ou d’un logiciel métier)

  2. de la plateforme

Peuvent être invités :

  • des salariés pour les entreprises classiques,

  • des salariés structures ou permanents et des salariés exploitations ou intérimaires pour les entreprises de mises à disposition de personnels.

  • des clients (particuliers ou professionnels)

  • des fournisseurs

 

Une fois l'invitation envoyée le jour J, les relances pour ouvrir l’espace sont faites à J+2, J+4, j+6, J+20, J+30, J+60 et J+90.

Aucune invitation ne part dès lors que l’espace est créé.

 

L'émetteur de l’invitation peut à tout moment renvoyer une invitation :

  1. par mail :

    1. si le mail a été fourni car obligatoire.

    2. et si dans le cas du BPE, l’adresse mail est dans un format mail (xxx@xxx.fr/com/etc). (Dans le cas du BPE, si l’adresse mail est non connu, les codes pour ouvrir l’espace sont envoyés par la poste. Le salarié n’a donc pas d’adresse mail et ne peux être relancé.)

    3. et si l’adresse mail n’est pas invalide (retour du serveur de mail négatif)

    4. et si l’utilisateur n’est pas désinscrit de la réception de notifications (c’est souvent le cas des créateurs qui ne sont pas des exécutifs et ne veulent donc pas recevoir de notifications)

  2. par courrier postal :

    1. si l'émetteur a mis en place le BPE

    2. et si l’adresse postale du destinataire est fournie (Rue, code postal, ville, etc. )

    3. et si le destinataire n’a pas terminé d’ouvrir son espace.

  3. par SMS :

    1. si l'émetteur a mis en place le BPE

    2. et si le numéro de téléphone du destinataire est fourni

    3. et si le destinataire n’a pas terminé d’ouvrir son espace.




POUR LES CONTRATS 

Aujourd'hui, les contrats à signer dans les espaces légaux ou en dehors du réseau de confiance bénéficient de notifications automatiques de relance. La relance s'arrête dés que le contrat est signé.

@Salariés  : 3 relances pour le contrat de travail
  • Jour dépôt document
  • RELANCE Jour début mission
  • RELANCE J+24 heures
  • RELANCE J+48 heures

  1. Depuis la Passerelle, nous avons automatisé la récupération de la date de début de contrat de travail aussi, une fois la notification de la mise à disposition du contrat de travail dans l’espace, les relances sont effectuées :

    1. Le jour J du démarrage du contrat à 15h (si le contrat n’est pas signé)

    2. A J+24 heures du démarrage du contrat à 15h (si le contrat n’est pas signé)

    3. A J+48 heures du démarrage du contrat à 15h (si le contrat n’est pas signé)

    4. Autant de jour fixe que souhaité dans le mois (si le contrat n’est pas signé)

A noter que si le contrat est transmis, a posteriori de la date de démarrage du contrat, les notifications de relance ne sont pas faites.

A noter que les jours de relances sont calculés sans prendre en compte les week-ends.

A noter qu'à la demande du client, nous pouvons paramétrer une nouvelle relance de signature de contrat automatique à date fixe : le 5 du mois ou le 15 du mois par exemple.

Exemple 1 : Le contrat est transmis le vendredi pour un démarrage le lundi.

Une notification est transmise :

i) le vendredi lors de la transmission

ii) le lundi, jour J du démarrage du contrat à 15h (si le contrat n’est pas signé)

iii) le mardi, jour J+24 heures du démarrage du contrat à 15h (si le contrat n’est pas signé)

iiii) le mercredi, jour J+48 heures du démarrage du contrat à 15h (si le contrat n’est pas signé)

iiiii) le 05 et le 15 du mois (jour fixe demandé par le client)

Exemple 2 : Le contrat est transmis le vendredi à 9h pour un démarrage le mercredi précédent.

Une notification est transmise :

i) le vendredi à 9h lors de la transmission

ii) le vendredi, jour J+48 heures du démarrage du contrat à 15h (si le contrat n’est pas signé)

iii) le 05 et le 15 du mois (jour fixe demandé par le client)



@Professionnels (Clients & Fournisseurs) : 1 relance hebdomadaire
Relance globale le lundi matin avec l'ensemble des documents qui n’ont pas été signé

Une relance est effectuée tous les lundis matin, un mail récapitule les documents en attente dans le coffre-fort :

  1. Les documents non lus

  2. Les documents à signer

  3. Les courriers sécurisés renforcés



POUR ALLER PLUS LOIN



SUR LA PLATEFORME : Cette fonctionnalité est en cours de production (sortie prévue pour la rentrée 2024) et sera disponible dans la nouvelle rubrique "Gestion des contrats non signés".
Nous travaillons pour vous mettre à disposition une visualisation des contrats encore plus fluide que la version actuelle avec la rubrique "Tous mes Documents" et l'utilisation des filtres.



BON A SAVOIR : Les relances sms étant facturés -  que ce soit pour les invitations ou les contrats -  nous avons besoin de l'autorisation d'un Responsable (Créateur / Représentant légal ou Ambassadeur / Administrateur) pour activer cette option.




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