FONCTIONNEMENT DE L'ARCHIVAGE / DU COFFRE FORT POUR LES SIV

FONCTIONNEMENT DE L'ARCHIVAGE / DU COFFRE FORT POUR LES SIV

Cet article résume les informations utiles pour utiliser l'Archivage / Coffre Fort pour les SIV.

En route vers la prise en main de notre outil ! 



1 : Se connecter

Votre compte  a d'ores et déjà été crée au moment ou nous / LEGALYSPACE vous avons envoyé la proposition commerciale que vous avez signé numériquement.




2 : Créer des utilisateurs

Vous avez la possibilité de créer des accès utilisateur - autant que nécessaire - en suivant l'article dédié de notre aide en ligne 


3 : Accéder à votre coffre-fort et à ses fonctionnalités
Vous devez vous rendre dans la rubrique / Fonctionnalité "Coffre-fort".  


Vous disposez de :

- une barre de recherche 

- un filtre par type de documents

- un filtre par date

- un filtre par nom / type / taille / date de création  

- 2 vues possibles : vue grille ou vue liste 


- une corbeille avec une conservation temporaire de 30 jours  




- 3 fonctionnalités
  1.  importer un document 

  1. créer / importer un dossier 

  1. créer / gérer un accès Préfecture 



4. Créer un nouveau dossier dans votre coffre-fort 

Pour créer un nouveau dossier, vous devez :

> Cliquer que le bouton orange "Nouveau Dossier"
> Indiquer le nom du dossier
 

> Une fois le dossier crée vous êtes directement dans le dossier en question
 
> Glisser et déposer des documents  ou en importer (cf 5 bis : Importer des documents dans votre coffre-fort).



4 bis : Créer un dossier "existant" dans votre coffre-fort & créer des typologies personnalisées 

Vous pouvez également importer un dossier entier - avec des documents - qui conservera son nom d'origine.

> Glisser et déposer le dossier 

  

> Renseigner les informations suivantes : 

     1) Destination : Choisir d'importer un document à la racine de votre coffre-fort (= "Coffre-fort") ou dans un dossier en cliquant sur "Changer"
      2) Type de documents => il permet de qualifier d'un coup tous les documents présents dans le dossier avec le même type de document 

      3) Documents

=> nous conservons le classement du dossier existant 
                                     
=> si les types de documents sont différents au niveau du type de documents  (= rien à renseigner pour le point N°2  "Type de documents" )
vous devez qualifier à l'aide du menu déroulant chaque document et notre système vous fait des propositions automatiques parmi la liste des types de document par défaut (Ex : Intitulé "Contrat de vente" => Proposition "Contrat")
                                         
 
  => vous pouvez créer une nouvelle typologie / typologie personnalisée en cliquant sur la dernière option de la liste du menu déroulant "Autre" 

       

=> vous devez renseigner le nouveau champs "Préciser le type"
  
La typologie personnalisée va s'ajouter à la liste des types de documents par défaut dans le menu déroulant.




> Cliquer sur le bouton orange "Importer" pour finaliser
  



5 : Importer des documents dans votre coffre-fort

Pour importer des documents, vous devez :

> Cliquer sur "Importer un document"

> Importer via 2 options : "parcourir vos documents" ou "Glissez-Déposez" 
   

> Renseigner les informations suivantes:

     1) Destination : Choisir d'importer un document à la racine de votre coffre-fort (= "Coffre-fort") ou dans un dossier en cliquant sur "Changer"
      2) Type de documents => il permet de qualifier d'un coup tous les documents présents dans le dossier avec le même type de document 

      3) Documents => si les types de documents sont différents au niveau du type de documents  (= rien à renseigner pour le point N°2  "Type de documents" )
vous devez qualifier à l'aide du menu déroulant chaque document et notre système vous fait des propositions automatiques parmi la liste des types de document (par défaut + personnalisés)
> Cliquer sur le bouton orange "Importer" pour finaliser
    
*** POUR INFORMATION : 
  1. vous avez la possibilité de faire plusieurs actions en cliquant sur les 3 petits points verticaux qui apparaissent quand vous passez la souris dans la zone du document - dont déplacer le document dans un autre dossier 
  
  1. tous les formats sont acceptés 

  1. la taille maximale autorisée est de 7,5 Mo par document => nous vous inviter à scinder / diviser votre document si ce dernier est trop volumineux


6 : Créer un accès en consultation pour la Préfecture

Pour créer un accès en consultation pour la Préfecture, vous devez :

> Cliquer sur "Gérer les accès préfecture"
> Sélectionner un accès dans la liste à l'aide du menu déroulant (les préfectures sont listés par numéro de département)
              
> Sélectionner le service proposé ou en créer un nouveau en cliquant sur "Créer un nouveau service"
                     

> Compléter les 2 champs demandés - Nom de service + Adresse mail - pour finaliser la création du nouveau service
           
> Cliquer sur le bouton orange "Donner l'accés" pour finaliser
 

*** POUR INFORMATION : 
  1. vous avez la possibilité d'avoir plusieurs accès  

  1. vous pouvez retirer un accès  en cliquant sur "Retirer l'accés"