RATTACHER UN COMPTE (ancienne version)

RATTACHER UN COMPTE (ancienne version)

Si vos gérez plusieurs entreprises

Vous souhaitez :
1 Consulter l’ensemble des documents de vos filiales depuis votre coffre-fort principal.
2 Centraliser la signature des contrats sur un collaborateur unique.
3 Centraliser au même endroit l’ensemble des factures fournisseurs.
4 Avoir le même paramétrage pour toutes vos structures comme les campagnes d’informations, la mise en place de relevés d’heures, etc.
5 Consulter les statistiques consolidées de l’ensemble de vos structures.

Il lui faut alors rattacher votre compte principal à vos autres coffres-forts numériques (les comptes rattachés).

Depuis la page d’accueil de votre espace, cliquez en haut à droite sur “Ancienne version” :


DÉCLARER UN COMPTE PRINCIPAL (1/3)

1  Dans le coffre-fort numérique principal :


Si ce n’est pas déjà le cas, déclarez votre compte comme un compte principal, allez dans "Préférences" / "Options".

COMMENT RATTACHER UN COMPTE (2/3)
(Si le SIRET à rattacher n'est pas encore créé dans LegalySpace)
Allez dans "Préférences" > LE GROUPE et cliquez sur "Créer une armoire numérique rattachée".

Dans la colonne de gauche, cochez la case "Définir l'utilisateur comme alias" pour ne pas avoir à utiliser une adresse mail différente pour vous connecter.
Puis renseignez les champs de la colonne de droite.
Et enfin cliquez sur "Créer".
(Si le compte à rattacher est déjà créé)

2  Le compte principal va pouvoir rattacher un partenaire avec lequel il est en relation, allez dans "Préférences /Le groupe" et cliquez sur "Ajouter" :








3  Cliquez sur "Validez" le partenaire à rattacher :
Rappel : seuls les partenaires déjà en relation s’affichent (cf. Fiche Pratique - Entrer en relation avec un partenaire)










4  Demandez-lui une autorisation afin d’accéder à ses documents.

5  Cliquez sur "Envoyer la demande" afin de valider :


6  Il apparaît en attente :


DANS LE COFFRE-FORT RATTACHÉ

7  Rendez-vous dans l’onglet "À traiter" / "Tiers à autoriser" puis autorisez le compte principal à accéder à vos documents :


Dès acceptation, le compte principal :
- visualise les documents du compte rattaché,
- met en place les paramétrages pour l’ensemble des comptes rattachés (campagnes d’information, indemnités et primes des relevés d’heures, spécial ETT, le 100% dématérialisation des bulletins de paie, etc.),
- consolide les statistiques pour l’ensemble des comptes (principal et rattachés).


8  Dans le coffre-fort principal, accédez aux préférences "Le GROUPE" afin de lister les comptes rattachés :


9 







Le compte principal peut choisir de créer un alias pour gérer ce compte rattaché.
Il permettra pour les comptes rattachés :
- De recevoir leurs notifications par mail,
- De valider leurs partenaires à confirmer,
- De signer leurs documents.

10

Cette fenêtre vous informe de l'adresse mail alias que LegalySpace vient de vous créer.

Dans le cas où l’alias est le seul utilisateur du compte rattaché, communiquez cette adresse e-mail aux partenaires pour qu’ils l’utilisent lors de la demande de mise en relation. C’est l’unique moyen pour que les
documents soient déposés dans le coffre-fort du compte rattaché.


COMMENT RATTACHER UN COMPTE (3/3)
(si le compte rattaché n’est pas encore créé)

2



Allez dans "Préférences" / "Le groupe" et cliquez sur "Créer" :
                                   3                                                                                     4            



5  Accédez "Préférences" / "Le GROUPE" afin de lister les comptes rattachés :


6  Cette fenêtre vous informe de l'adresse mail alias que LegalySpace vient de vous créer.

Dans le cas où l’alias est le seul utilisateur du compte rattaché, communiquez cette adresse e-mail aux partenaires pour qu’ils l’utilisent lors de la demande de mise en relation. C’est l’unique moyen pour que les
documents soient déposés dans le coffre-fort du compte rattaché.


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